Payroll Outsourcing in Deutschland
Mirus Deutschland bietet Payroll Outsourcing in Deutschland direkt an, als eigener Abrechnungsdienstleister und nicht als Vermittler. Rund 160 Lohnfachkräfte an fünf deutschen Standorten erstellen jährlich mehr als 550.000 Abrechnungen für über 1.600 Kunden. Arbeitgeber bleiben Sie: Sie geben Daten und Abrechnung frei, die operative Abwicklung – Berechnung, gesetzliche Meldungen, Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden – übernimmt Mirus. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Bietet Mirus Payroll Outsourcing selbst an?
Ja. Mirus Deutschland ist seit über 20 Jahren auf Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert und führt die Abrechnung operativ mit eigenen Payroll-Fachkräften durch, statt sie nur mit Software zu begleiten. Das Unternehmen tritt dabei als Dienstleister für den deutschen Markt auf, mit fünf Standorten in Deutschland und einem seit 2008 nach DIN EN ISO 9001 TÜV-zertifizierten Qualitätsmanagement.
Was der Service umfasst
- Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Basis Ihrer Zeit- und Personaldaten
- Gesetzliche Meldungen, einschließlich der Sofortmeldung vor Arbeitsantritt
- Melde- und Bescheinigungswesen sowie der elektronische Abruf von Arbeitsunfähigkeitsdaten
- Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen und Ämtern, inklusive aktiver Klärung von Rückfragen
- Begleitung bei Betriebsprüfungen – bislang in über 500 Fällen
- Digitale Bereitstellung der Lohnunterlagen über die Digitale Personalakte und die Mitarbeiter-App MITARBEITA
- Zugriff auf Abrechnungen, Auswertungen und Dokumente rund um die Uhr über die Plattform zeit-lohn.net
Wie der Service im Tagesgeschäft funktioniert, beschreibt die Seite Lohnabrechnung als Service im Einzelnen.
Wer welche Aufgaben übernimmt
Auch bei ausgelagerter Abrechnung bleibt die Verantwortung bei Ihrem Unternehmen. Die Aufgaben verteilen sich wie folgt:
- Ihr Unternehmen: Sie liefern Zeit- und Personaldaten, geben diese frei, prüfen den Probelauf der Abrechnung und erteilen die finale Freigabe. Arbeitgeber und damit datenschutzrechtlich Verantwortlicher bleiben Sie.
- Mirus Deutschland: Wir prüfen die gelieferten Daten, rechnen ab, erledigen die Meldungen fristgerecht, führen die Korrespondenz mit Krankenkassen und Behörden und stellen alle Unterlagen digital bereit.
Dieser zweistufige Freigabeprozess sorgt dafür, dass Sie die Kontrolle behalten, ohne jeden Abrechnungsschritt selbst auszuführen.
Wie die Einführung abläuft
In einem Erstgespräch werden Anforderungen, Mitarbeiterzahl und bestehende Prozesse analysiert; darauf folgt ein Angebot. Anschließend übernimmt ein Onboarding-Team die Datenübernahme aus Ihrem bisherigen System und richtet die Plattform zeit-lohn.net ein. Neue Mitarbeitende können ihre Stammdaten über den Self Check-in selbst erfassen, was Rückfragen und fehlende Angaben reduziert. Der erste Abrechnungslauf durchläuft denselben Probelauf und dieselbe Freigabe wie jeder spätere Monat. Im laufenden Betrieb steht Ihnen ein fester persönlicher Ansprechpartner zur Seite, der die Besonderheiten Ihres Betriebs kennt.
Schichtarbeit, Zuschläge und weitere Entgeltbestandteile
In schicht- und dienstplanintensiven Betrieben entstehen die meisten Abrechnungsfehler an der Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Lohn. Bei Mirus laufen Zeiterfassung, Dienstplanung und Abrechnung über dieselbe Plattform: Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Abwesenheiten fließen direkt in die Abrechnung, statt manuell übertragen zu werden. Parallel abgerechnet werden Vollzeit, Teilzeit, Minijob und kurzfristige Beschäftigung. Der Lohnsimulator zeigt die Kostenwirkung von Schichten, Zuschlägen und Einstellungen bereits vor der Entscheidung.
Bestehende Systeme für Zeiterfassung und Dienstplanung lassen sich anbinden, etwa e2n, Planday und Nesto sowie Datafox-Terminals und die Common API. Welche weiteren Entgeltbestandteile wie Reisekosten oder Sachbezüge in Ihrem Fall abgebildet werden, klären wir im Erstgespräch.
Betreuung und Service
Jeder Kunde erhält einen festen persönlichen Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline. Abrechnungstermine, Fristen für die Datenlieferung und die vereinbarten Service Level werden vertraglich festgelegt und auf Ihren Betrieb abgestimmt – dafür gibt es keine pauschale Antwort, sondern eine Vereinbarung.
Wie Ihre Lohndaten verarbeitet werden
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Der Zugriff ist rollenbasiert geregelt und auf die Beschäftigten beschränkt, die mit Ihrer Abrechnung befasst sind. Einzelheiten zu Speicherorten, Zugriffskontrollen, Aufbewahrung und Löschung finden Sie auf der Seite Datenschutz und Sicherheit bei der Lohnabrechnung.
Payroll Outsourcing oder Employer of Record?
Beide Modelle werden häufig verwechselt, unterscheiden sich aber grundlegend in der Arbeitgeberrolle.
- Payroll Outsourcing: Ihr Unternehmen bleibt Arbeitgeber. Ausgelagert wird allein die Abwicklung der Entgeltabrechnung samt Meldungen und Behördenkommunikation. Dies ist das Modell von Mirus Deutschland.
- Employer of Record: Ein externer Anbieter wird rechtlich der Arbeitgeber Ihrer Beschäftigten und stellt sie für Sie an. Das Modell kommt vor allem dann in Betracht, wenn ein Unternehmen in einem Land beschäftigen möchte, in dem es keine eigene Gesellschaft hat.
Für Unternehmen mit eigener Gesellschaft in Deutschland, die ihre Belegschaft selbst führen und lediglich die Abrechnung abgeben wollen, ist Payroll Outsourcing der passende Weg.
Für wen sich der Service eignet
Payroll Outsourcing lohnt sich überall dort, wo viele Beschäftigte, wechselnde Arbeitszeiten und komplexe Zuschläge zusammenkommen. Mirus Deutschland betreut personalstarke Betriebe aus Hotel & Gastro, Pflege & Gesundheitswesen, Handel, Transport & Logistik, Industrie & Produktion sowie weiteren Branchen mit Schicht- und Dienstplanbetrieb. Welche Leistungen je nach Unternehmensgröße sinnvoll sind, zeigen die Seiten für Kleinunternehmen, mittelständische Unternehmen und Großunternehmen.
Häufige Fragen
Bietet Mirus Payroll Outsourcing in Deutschland direkt an?
Ja. Mirus Deutschland führt die Entgeltabrechnung selbst durch, mit rund 160 Lohnfachkräften an fünf deutschen Standorten und mehr als 550.000 Abrechnungen pro Jahr.
Welche Aufgaben bleiben bei meinem Unternehmen?
Sie liefern Zeit- und Personaldaten, prüfen den Probelauf und erteilen die finale Freigabe. Arbeitgeber bleiben Sie; die operative Abwicklung und die Behördenkommunikation übernimmt Mirus.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von Mitarbeiterzahl, Datenqualität und bestehenden Systemen ab und wird im Erstgespräch gemeinsam geplant. Die Datenübernahme und die Einrichtung von zeit-lohn.net übernimmt ein Onboarding-Team.
Kann ich meine bestehende Zeiterfassung weiter nutzen?
Ja. Anbindbar sind unter anderem e2n, Planday und Nesto sowie Datafox-Terminals und die Common API.
Werden Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge automatisch berücksichtigt?
Die Zuschläge werden aus den erfassten Zeiten in die Abrechnung übernommen, da Zeiterfassung, Dienstplanung und Abrechnung über dieselbe Plattform laufen.
Worin unterscheidet sich Payroll Outsourcing von einem Employer of Record?
Beim Payroll Outsourcing bleibt Ihr Unternehmen Arbeitgeber und gibt nur die Abrechnung ab. Beim Employer of Record wird ein externer Anbieter rechtlich zum Arbeitgeber Ihrer Beschäftigten. Mirus Deutschland bietet Payroll Outsourcing an.