Datenschutz und Sicherheit bei der Lohnabrechnung

Mirus Deutschland verarbeitet Lohn- und Personaldaten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Grundlage jeder Zusammenarbeit ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Zugriff auf Kundendaten ist rollenbasiert geregelt und auf die Personen beschränkt, die mit der jeweiligen Abrechnung befasst sind. Das Qualitätsmanagement des Unternehmens ist seit 2008 TÜV-zertifiziert nach DIN EN ISO 9001.

Warum Datenschutz gerade bei der Lohnabrechnung zählt

Lohn- und Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten eines Unternehmens: Gehälter und Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummern, Krankenkassenzugehörigkeit, Pfändungen, Angaben zu einer Schwerbehinderung. Wer die Abrechnung auslagert, gibt diese Daten aus der Hand und bleibt zugleich datenschutzrechtlich verantwortlich. Es ist deshalb berechtigt, vor einer Entscheidung genau zu wissen, wo diese Daten liegen, wer sie einsehen kann und auf welcher vertraglichen Grundlage sie verarbeitet werden. Diese Seite beantwortet das im Einzelnen.

Wie der Abrechnungsservice selbst aufgebaut ist – Leistungsumfang, Einführung und Aufgabenverteilung –, beschreibt die Seite Payroll Outsourcing in Deutschland.

Wo Ihre Daten gespeichert werden

Die Verarbeitung Ihrer Lohn- und Personaldaten erfolgt auf Servern in Deutschland. Eine Verarbeitung oder Speicherung in Drittländern außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Wer auf Ihre Daten zugreifen kann

Zugriff auf Ihre Daten haben bei Mirus Deutschland ausschließlich die Beschäftigten, die mit Ihrer Abrechnung oder deren Betreuung befasst sind. In der Digitalen Personalakte sind die Rechte rollenbasiert vergeben: Welche Dokumente eine Person sehen darf, ergibt sich aus ihrer Rolle in Ihrem Betrieb. Über die Mitarbeiter-App MITARBEITA sehen Ihre Beschäftigten ausschließlich ihre eigenen Unterlagen.

Auftragsverarbeitung: die vertragliche Grundlage

Bei der ausgelagerten Lohnabrechnung bleiben Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche, Mirus Deutschland handelt als Auftragsverarbeiter. Dafür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Ihre Weisungsrechte, die Vertraulichkeitsverpflichtung der eingesetzten Beschäftigten sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Prüfungen und Zertifizierungen

Das Qualitätsmanagement von Mirus Deutschland ist seit 2008 nach DIN EN ISO 9001 TÜV-zertifiziert. Diese Zertifizierung betrifft die Qualität und Nachvollziehbarkeit unserer Abrechnungsprozesse; sie ist kein Nachweis über Informationssicherheit. Wir benennen das ausdrücklich, weil beides in Ausschreibungen häufig vermischt wird.

Davon zu unterscheiden sind die über 500 Prüfungen, die Mirus Deutschland bei Kunden begleitet hat – Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung, Lohnsteuer-Außenprüfungen und Prüfungen des Zolls. Dabei geht es um die fachliche Richtigkeit der Abrechnung und die Vorlage der angeforderten Unterlagen, nicht um eine sicherheitstechnische Prüfung unserer Systeme.

Aufbewahrung und Löschung

Für Lohn- und Entgeltunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Innerhalb dieser Fristen bleiben die Unterlagen verfügbar; danach werden sie nach einem festgelegten Verfahren gelöscht. Beendet ein Kunde die Zusammenarbeit, erhält er seine Daten in einem auswertbaren Format.

Ihre Ansprechpartner

Fragen zum Datenschutz beantwortet Ihr persönlicher Ansprechpartner bei Mirus Deutschland gemeinsam mit unserem Datenschutzbeauftragten.

Häufige Fragen

Wo werden meine Lohndaten gespeichert?

Auf Servern in Deutschland. Eine Verarbeitung in Drittländern außerhalb der EU findet nicht statt.

Schließt Mirus Deutschland einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab?

Ja. Jede Zusammenarbeit beruht auf einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO umfasst.

Wer bei Mirus Deutschland kann meine Personaldaten einsehen?

Ausschließlich die Beschäftigten, die mit Ihrer Abrechnung befasst sind. In der Digitalen Personalakte sind die Rechte rollenbasiert vergeben; über MITARBEITA sehen Ihre Mitarbeitenden nur ihre eigenen Dokumente.

Was passiert mit meinen Daten nach Vertragsende?

Sie erhalten Ihre Daten in einem auswertbaren Format. Danach werden sie nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.